Informace o zpracování osobních údajů

Asociace komerčních televizí, z. s., se sídlem Vinohradská 3217/167 100 00 Praha 10 – Strašnice, IČO: 05939704, zapsaný ve veřejném rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 67929 (dále také jen „AKTV“) zpracovává a osobní údaje v souladu s právními předpisy, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen jako „Nařízení“).

Přehled subjektů, jejich zpracovávaných osobních údajů a jejich zdroje
1. V souvislosti se svým posláním a činností AKTV zpracovává osobní údaje:
  1. zástupců členů AKTV – kontaktní údaje kontaktních osob a dalších zástupců svých členů – jméno, příjmení, funkce ve firmě, služební e-mail, služební telefonní číslo za účelem realizace členství.
  2. účastníků vzdělávacích a konferencí – typicky jméno a příjmení účastníka, jeho telefonní číslo, e-mail, případně údaj o zaměstnavateli, pokud bude faktura vystavena na něj, specifikaci konference, na kterou se účastník přihlásil, obrazové a zvukově-obrazové záznamy z veřejných prostor konference a případně účastníky předané prezentace, dále v případě placených akcí údaje o jejich IČO, DIČ, místě podnikání, fakturovaných a hrazených (dlužných) částkách, čísle účtu a údaje o probíhajícím plnění. V souvislosti s komunikací s účastníkem si AKTV může ukládat vedle obsahu takové komunikace také čas provedené komunikace s účastníkem a IP adresu. U e-mailové komunikace jsou v rozhraní e-mailového klienta ukládány také běžné údaje související s takovou zprávou zasílané společně s ní.
  3. potenciálních přednášejících na vzdělávacích akcích a konferencích – při oslovování potenciálních přednášejících si může AKTV ukládat jméno a příjmení takových osob, jejich telefonní číslo a e-mail, dále informaci o jejich zaměstnavateli a pozici a obsah komunikace s nimi. Pokud oslovená osoba požádá, abychom ji nekontaktovali, budeme si za tímto účelem vést databázi osob, které nemáme kontaktovat, a to s jejich základními údaji.
  4. návštěvníků webových stránek – typicky síťové identifikátory tzv. cookies, IP adresa. Tyto informace jsou anonymní (např. druh prohlížeče, název domény poskytovatele internetového připojení). Účelem zpracování je zlepšování (analytické cookies) a zajištění správného fungování webových stránek (nezbytné cookies).
  5. návštěvníků sídla AKTV – identifikační údaje: jméno, příjmení, občanský průkaz a údaje o indikátorech onemocnění COVID-19.
2. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci ukládání údajů na našich webových stránkách nebo v rámci pořádání příslušné vzdělávací akce nebo konference (např. Vaše fotografie), dále jsou některé údaje získávány samostatně AKTV (např. v rámci pořizování obrazových nebo zvukově obrazových záznamů z konferencí pro zpravodajské účely), či v rámci komunikace s účastníky (e-maily).
3. Registrace pro konference je zajišťována buď prostřednictvím webových stránek AKTV, případně za využití software Google formuláře (vyplněním formuláře) nebo prostřednictvím e-mailové registrace.
4. Upozorňujeme, že z konferencí jsou pořizován obrazové a zvukově obrazové záznamy pro zpravodajské účely AKTV.
Účely zpracování
1. V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat):
  1. členství v AKTV – osobní údaje zástupců členů AKTV zpracovává za účelem realizace členství, svolávání a zasedání orgánů AKTV, včetně zápisu z jejich jednání;
  2. vzdělávací akce a konference – primárním účelem zpracování osobních údajů účastníka je pořádání vzdělávacích akcí a konferencí. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů AKTV, pro statistické účely, další rozvoj služeb AKTV souvisejících s pořádanými konferencemi, k vymáhání pohledávek a k ochraně práv AKTV a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s účastníkem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem zajištění IT bezpečnosti AKTV. Základní identifikační údaje účastníků a případně údaje o jejich účasti na konferenci mohou být používány pro účely přímého marketingu (tedy pro zasílání nabídek na další obdobné akce AKTV e-mailem);
  3. dále budou osobní údaje účastníka užívány AKTV za účelem plnění jeho právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní a předpisů týkajících se ochrany osobních údajů;
  4. obchodní sdělení – newslettery – údaje o našich potencionálních, současných či minulých partnerech můžeme zpracovávat také pro účely tzv. přímého marketingu, což je typicky zasílání e-mailů nebo telefonické kontakty s nabídkami podobných výrobků či služeb, jako jste od nás odebírali, tedy zejména nabídek účasti na dalších konferencích či na naše související produkty a služby. Zasílání nabídek není časově omezeno, pokud ovšem vyjádříte přání, abychom Vám takové nabídky již dále nezasílali, nebudeme Vám je zasílat. I nadále však budeme zpracovávat po přiměřenou dobu základní údaje o zasílání, abychom byli schopni prokázat, proč jsme Vám tyto nabídky zasílali. Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám (vyjma našich subdodavatelů – zpracovatelů, kteří budou zpracování provádět přímo pro nás). Ze strany AKTV ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb. zasílána obchodní sdělení na jeho adresu (včetně e-mailové), bude kontaktován nevyžádaným direct mailem obsahujícím obchodní sdělení a prostřednictvím nevyžádaného telemarketingu obsahujícího obchodní sdělení týkající se obdobných konferencí AKTV. Zasílání takových newsletterů bude probíhat v přiměřených intervalech v návaznosti na další obdobné akce, obvykle ne častěji než 1x za půl roku.
Právní základ zpracování
1. Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je
  1. nezbytnost plnění smluvních nebo jiných právních závazků ve vztahu k členům a jejím zástupcům, jakou i ze smluv o účasti na vzdělávací akci nebo konferenci;
  2. oprávněné zájmy AKTV dané zejména zájmem na evidenci smluvních vztahů, vymáhání pohledávek a zájmem na ochraně jeho práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely, další rozvoj služeb AKTV, zveřejňováním údajů v rámci zpravodajství o konferenci a propagace a zájmem na přímém marketingu) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na přípravě příslušné konference);
  3. plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 101/2000 Sb. a Nařízení č. (EU) 2016/679, vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).
2. V jednotlivých případech může docházet ke zpracování osobních údajů také na základě souhlasu (např. využívání e-mailových adres osob pro zasílání obchodních sdělení jiných, než týkajících se podobných akcí AKTV).
3. Upozorňujeme Vás, že pokud právním důvodem zpracování osobních údajů je Váš souhlas, můžete takový souhlas kdykoliv bezplatně odvolat na níže uvedených kontaktech. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Možnost odvolat souhlas a odmítnout zasílání dalších obchodních sdělení je možná kdykoliv i v každé jednotlivé e-mailové zprávě obsahující obchodní sdělení AKTV.
Právo na námitku
1. Právo na námitku je důležitým nástrojem pro ochranu Vašich zájmů. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo.
2. Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů účastníka oprávněný zájem AKTV (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb AKTV a ochranu práv AKTV a třetích osob, přímý marketing či zpřístupňování zpravodajství o konferenci), má účastník z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude AKTV osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy účastníka nebo jeho právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
3. Námitku proti zpracování může účastník vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu aktv@aktv.cz. V e-mailu, prosím, uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by AKTV neměl Vaše údaje zpracovávat.
4. V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv) je možné vždy vznést námitku bez nutnosti jejího odůvodnění. V těchto případech nejlépe vznesete námitku tak, že se odhlásíte z dalšího zasílání obchodních sdělení kliknutím na odkaz, který ve zprávě bude obvykle za tímto účelem připojen.
5. Upozorňujeme, že i tehdy, pokud úspěšně uplatníme námitku proti zpracování, může AKTV Vaše údaje za některými dalšími účely v omezeném rozsahu zpracovávat, například pokud mu tak ukládá zvláštní zákon.
Doba, po níž budou údaje zpracovávány
1. AKTV nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy.
2. Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování.
3. Pro účely členství zpracovává AKTV tyto údaje po celou dobu trvání členství osoby, kterou zástupce zastupuje nebo do okamžiku, než bylo AKTV oznámeno, že konkrétní zástupce pozbyl pověření ze strany člena.
4. Pro účely vzdělávacích akcí a konferencí, u nichž je účast bezplatná, bude AKTV přehled o jejich účastnících ukládat po dobu nejvýše 4 let od termínu konání takové konference. Pokud se však v mezidobí zúčastní účastník další konference, poběží pro zpracování jeho údajů tato lhůta znovu.
5. Pro účely vzdělávacích akcí a konferencí, na nichž je účast placená, bude AKTV z důvodů evidence smluv a přijatých plnění a pro účely vedení účetnictví základní údaje o účastnících (jméno a příjmení, datum narození, IČO, DIČ, specifikace konference, které se účastnili, specifikace společnosti, jíž zastupovali, specifikace uhrazených částek apod.) evidovat po dobu nejvýše 6 let od data konání vzdělávací akce nebo konference.
6. Pokud budou údaje o účastnících zpracovávány v rámci zpravodajství o konferenci, nebude doba jejich zveřejňování omezena. Stejné platí pro fotografie ze vzdělávací akce nebo konference, videozáznamy z ní a případné poskytnuté prezentace.
7. Kontaktní údaje účastníků pro účely zasílání obchodních sdělení (zejm. nabídek na účast na dalších konferencích) bude AKTV zpracovávat po dobu, než účastník vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude AKTV zpracovávat základní údaje o tom, proč účastníkovi obchodní sdělení zasílal, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.
8. Pro zpracování údajů pro ostatní účely vychází AKTV při určení doby zpracování z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.
Aktualizace údajů
1. Jednou z našich povinností jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné a aktuální údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich údajů, pomůžete nám tuto povinnost řádně plnit.
2. Pokud dojde ke změně údajů poskytnutých účastníkem, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně.
3. Za účelem aktualizace dat je možné AKTV kontaktovat na níže uvedených kontaktech, nejlépe e-mailem na aktv@aktv.cz.
Jak bude zpracování probíhat
1. V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému. Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv.
2. AKTV osobní údaje zpracovává zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude AKTV zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné, ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude účast na konferenci umožněna a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví.
Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)
1. Ne všechna zpracování osobních údajů provádí AKTV sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní. Se zpracovateli vždy uzavřeme písemnou smlouvu o takovém zpracování, ve které sjednáme nezbytný rozsah ochrany a důvěrnosti ohledně zpracovávaných osobních údajů.
2. AKTV zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných AKTV, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb, dále osobám pomáhajícím AKTV s organizováním konferencí, např. pořadatelské službě a osobě zajišťující prostory. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Osobní údaje týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či inkasním agenturám a to za účelem vymáhání či inkasa pohledávek. Dále mohou být osobní údaje účastníků poskytnuty společnosti poskytující pojištění konferencí či související odpovědnosti AKTV. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy. Pokud je konference spolupořádána jinou osobou, mohou být osobní údaje poskytnuty také této další osobě.
3. Pokud bude k registraci využita služba Google Formuláře, budou údaje uvedené ve formulářích zpřístupněny také společnosti Google, resp. tomu členovi AKTV, jež bude prostřednictvím této služby registraci zajišťovat. Zásady ochrany údajů společnosti Google, Inc. naleznete zde.
Poučení o právech subjektů údajů
1. Fyzická osoba má právo u AKTV jakožto správce osobních údajů:
  1. požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
  2. požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány (čl. 16 Nařízení), pokud jsou nepřesné. S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
  3. požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení;
  4. požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení;
  5. získat osobní údaje, které se jí týkají a
    1. které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
    2. které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení;
  6. má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.
2. Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. AKTV není v určitých případech stanovených Nařízením povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
3. Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.
4. Informace o tom, že jste u nás uplatnili svoje práva a jak jsme Vaši žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle po dobu 3 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv.
5. V případě, kdy se domníváte, že AKTV zpracovává Vaše osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje Vaše práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či máte právo požádat o soudní ochranu.
Jak nás můžete kontaktovat?
1. Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:

Asociace komerčních televizí, z. s.

Vinohradská 3217/167 100 00 Praha 10 – Strašnice

e-mail: aktv@aktv.cz

ID datové schránky: mkvinvm

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Informace o zpracování osobních údajů

Lenka Hrivnáková